In welke sector bent u actief?
Waarom dit belangrijk is bij uw DMS selectie:
DMS systemen worden over het algemeen niet ontwikkeld voor specifieke sectoren. Toch is het belangrijk om hier rekening mee te houden tijdens de zoektocht naar de juiste software. Leveranciers met ervaring in uw branche snappen sneller uw bedrijfsprocessen waardoor de implementatie soepeler verloopt.
Hoeveel medewerkers telt uw organisatie?
Waarom dit belangrijk is bij uw DMS selectie:
Bij uw selectie is het belangrijk om te weten hoeveel medewerkers er zijn en hoeveel mensen het DMS zullen gebruiken. Meestal geldt: hoe groter de organisatie, hoe complexer de implementatie. Niet alleen komt dit doordat alle gebruikers getraind moeten worden. De besluitvorming verschilt vaak ten opzichte van kleinere bedrijven. De leverancier moet bij grotere bedrijven beter om kunnen gaan met langere lijnen en implementatietijden.
Hoeveel medewerkers zullen het DMS gebruiken?
Waarom dit belangrijk is bij uw DMS selectie:
Uw medewerkers gaan niet allemaal hetzelfde om met documenten. Het kan zij dat een kleine groep documenten moet kunnen beheren en aanpassen. De andere medewerkers hoeven deze documenten enkel in te zien. Bij uw DMS selectie is het belangrijk dat u weet hoeveel gebruikers ‘schrijfrechten’ en hoeveel gebruikers slechts ‘leesrechten’ nodig hebben. Deze schrijfrechten vergen meer complexiteit kunnen duurder zijn dan licenties voor leesrechten.
Waar gaat u het DMS systeem vooral voor gebruiken?
Waarom dit belangrijk is bij uw DMS selectie:
Iedere DMS oplossing heeft zo zijn sterke en zwakke punten. Door aan te geven waar u het systeem voor wilt gebruiken, vindt u sneller de partijen die juist in die punten uitblinken.
Wilt u het DMS systeem integreren met andere software?
Waarom dit belangrijk is bij uw DMS selectie:
Naast DMS gebruikt u ongetwijfeld andere software die hier complementair aan is. Ook komt het vaak voor dat functionaliteiten van de verschillende systemen elkaar overlappen. Denk bijvoorbeeld aan klant gerelateerde documenten die zijn gemaakt in een CRM systeem. U wilt dan natuurlijk niet dat deze informatie op twee verschillende plekken staat. Helaas is dit technisch gezien niet altijd eenvoudig en zijn sommige leveranciers hier meer bedreven in dan anderen. Geef daarom aan wat voor u belangrijk is zodat dit meegenomen kan worden in de DMS selectie.
Hoeveel tijd wilt u uittrekken voor de implementatie van het DMS?
Waarom dit belangrijk is bij uw DMS selectie:
Bij DMS selectie is het belangrijk om te weten hoeveel tijd u wilt nemen voor een implementatie. Er zijn leveranciers die oplossingen aanbieden op een “plug-and-play” basis. Er wordt nauwelijks maatwerk gedaan en u kunt meteen aan de slag. Dit is prima voor kleinere ondernemingen die snel aan de slag willen, maar minder geschikt als u complexiteit vergt. Hoe langer u de tijd neemt, hoe meer tijd er is om de organisatie voor te bereiden op een migratie. Als u deze informatie niet paraat heeft kunt u deze vraag overslaan.